Mẹo dùng tốt Excel dành cho dân làm kế toán

Mẹo dùng tốt  Excel dành cho dân làm kế toán

Như bạn biết người học kế toán ra đi làm thì việc tiếp xúc nhiều với phần mềm Excel là điều bình thường rồi, nhưng đôi lúc không để ý các bạn có thể sẽ mắc vài lỗi cơ bản hay là những lỗi ngớ ngẩn thôi vì thế mà hôm nay chúng ta sẽ có vài mẹo cho bạn để giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn, hiệu quả hơn nữa.

Mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính của kế toán

Đa số các bạn hay mắc sai lầm khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó định sẵn như :

– Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database).

– Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v…) 

– Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau.

– Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau.

– Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau.

 Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Hãy thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. 

Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.

Mẹo nhỏ khi định dạng trong Excel

Khi đã có thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Bạn hãy định dạng chúng thật đơn giản. 

Khi bạn thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật thì nó càng rắc rối thêm mà thôi. Nếu có hãy chỉ sử dụng 2 màu chủ đạo đen trắng cho một bảng tính.

Excel cho dân kế toán rất thông minh bạn không cần phải bận tâm kiểu như canh lề cho dữ liệu, vì mặc định Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text rồi, đừng thay đổi nó. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn có thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là dạng text vì bạn đã đổi nó.

Đừng làm chính bạn phải gặp thêm rắc rối, nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này đấy, đây là kinh nghiệm khá hay của một nhân viên học kế toán tổng hợp chia sẽ đấy.

Mẹo nhỏ khi dùng công thức Excel

Đừng sử dụng công thức tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu vì Excel sẽ phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào bạn yêu cầu.

Thói quen này của bạn có thể gây tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên nặng ký, thậm chí là không chạy nổi.

Hãy loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.

Khi có bảng tính lớn nếu như Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật hãy giải quyết ngay như sau :

Chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual.

Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual :  

Lưu ý :

Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh hỗ trợ tốt cho dân kế toán và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó.

Nhưng có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều tính toán, cẩn thận quá mức cần thiết thì càng làm cho nó trở nên phức tạp hơn.