Cách luân chuyển chứng từ kế toán như thế nào
Cách luân chuyển chứng từ kế toán
Ở bài trước chúng ta đã tham khảo Mẹo dùng tốt Excel dành cho dân làm kế toán thì hôm nay bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể thêm về trình tự luân chuyển và kiểm tra các chứng từ kế toán.
Khi các chứng từ kế toán do Doanh Nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Sau đó bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra & xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Việc lập các phiếu thu chi, ủy nhiệm chi- ủy nhiệm thu hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán thuế, kế toán trưởng của Doanh Nghiệp phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết sau đó các kế toán viên sẽ luân chuyển ghi sổ.
Các bước luân chuyển chứng từ kế toán
1. Tiếp nhận đề nghị Thu – Chi (TM – NH)
Có các chứng từ kèm theo yêu cầu để chi tiền như phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc các giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn, thanh lý hợp đồng, …các chứng từ kèm theo yêu cầu khi thu tiền, ủy nhiệm thu bao gồm giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, thu tiền hợp đồng, các biên bản khác…
2. Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng:
Cần phải đối chiếu các chứng từ và đề nghị Thu – Chi chính xác, hợp lý, hợp lệ có đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế. . Rồi chuyển cho kế toán trưởng xem xét ký duyệt.
3. Nhận được các chứng từ đề nghị trên người kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại, ký vào các chứng từ đã đề nghị duyệt.
4. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Doanh Nghiệp , Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sẽ phê duyệt các đề nghị Thu – Chi. Nếu có yêu cầu thêm các chứng từ hoặc hóa đơn thì người kế toán phải bổ sung các chứng từ liên quan.
5. Lập chứng từ Thu – Chi :
+ Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ Doanh Nghiệp.
+ Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu/ ủy nhiệm chi, sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng.
Sau đó chuyển lên kế toán trưởng để ký duyệt chứng từ Thu – Chi
6. Tiến hành Thu – Chi :
Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu có đầy đủ và phù hợp với chứng từ gốc do kế toán lập kèm theo, kiểm tra đúng ngày, tháng, năm và chữ ký của người có thẩm quyền. Rồi kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt, yêu cầu người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào đã phiếu thu đã chi.
Người thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi rồi căn cứ vào 2 phiếu thu chi ghi vào sổ quỹ chung chuyển cho kế toán, còn đối với thu chi tiền qua ngân hàng kế toán ngân hàng lập và nộp ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.
Nhân viên kế toán cần phải lưu ý :
Khi kiểm tra chứng từ kế toán để luân chuyển nếu như phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý.
Trường hợp đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục quy định, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, có làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ.
Bình luận của khách